5 Consejos para sacarle provecho a la reunión con mi cliente
Mantener contacto con tus clientes de forma virtual es fundamental por lo que te damos unos tips que te ayudarán a mantener una comunicación abierta y ordenada.
Las reuniones con clientes no tienen que realizarse en una locación física per sé, hoy día existen diferentes herramientas que te permiten mantener una comunicación virtual con tu cliente, de forma que puedan hablar sin problemas.
Zoom por ejemplo es una plataforma gratuita donde al hacerte una cuenta, podrás hablar hasta 45 minutos. Lo mejor es que además de utilizarla en web, ¡la puedes descargar desde Google Play o el Apple Store!
Es importante que durante cada videoconferencia con tu cliente cuentes con ciertos factores que les ayudarán a mantener una mejor comunicación. ¡Te los contamos acá!
- Define los objetivos de la reunión
Si no tiene un motivo suficiente para convocar la reunión, ninguna planificación le compensará. Barbara J. Streibel en su libro “Gestionar reuniones ¡Es fácil!” recomienda tener claros los objetivos de la reunión antes de llevar ésta a cabo, y así no sentir que “se pierde el tiempo”.
Esto hará que la comunicación con tu cliente sea más fluida. ¿Qué resultados se busca? y, ¿Cuál es el mejor método para conseguirlo? Estas son algunas preguntas que se pueden hacer para que los objetivos sean más fáciles de distinguir.
- Preparación
Hasta para la más casual de las reuniones es necesario planificarse. Mantener una lista de puntos a tocar facilitará el flujo de comunicación. Además, servirá de guía para no dejar escapar ningún tema y aprovechar el tiempo de ambos al máximo.
“Prepararse con tiempo es la clave. No improvises, mucho menos cuando se trata de temas técnicos” recomienda Luigina Campos, miembro de la Asociación Internacional de Consultores de Imagen. Lleva material de apoyo si es necesario como: presentaciones, informes, comentarios, etc.
- Escucha las necesidades de tu cliente.
Es necesario escuchar con anterioridad las necesidades e inquietudes de tu cliente, hazle sentir lo suficientemente cómodo para que logre expresar sus dudas.
Escuchar las necesidades, gustos y preferencias de tu cliente hará más estrecha la relación, ya que te permitirá brindarle una atención personalizada y le demuestra que es importante para tu empresa.
Por otro lado, usa esta oportunidad para hablar cómo le ayudarás con sus problemas. Para Daniel Ronceros, consultor empresarial, es una gran idea darle seguridad a tu cliente demostrando con casos de éxito cómo tu planteamiento benefició a otros clientes en el pasado.
- Ten un espacio para preguntas
En el momento de la preparación, debes anticipar algunas preguntas que es probable que tu cliente pueda hacerte, y estar “armado” con las respuestas apropiadas. Es importante que demuestres maestría en el tema y que brindes plena confianza en lo que tienes para ofrecerle.
Además, es buena idea que tu hagas preguntas en caso de tenerlas, para que puedas tener todas las herramientas para llevar a cabo el proyecto de la manera más eficiente.
- Conclusiones
Por último, la reunión no se puede dar por terminada sin haber llegado a un acuerdo. Debe haber un compromiso oficial por ambas partes que desemboque en una propuesta.
No está de más enviar un e-mail finalizada la reunión a modo de síntesis, así podrán consultar las conclusiones y acciones que deben llevar a cabo y quedará como constancia de manera escrita.
No debe existir nerviosismo para ninguna de las partes, ya que ambos desean algo en común: llegar a un acuerdo que los beneficie a ambos. Ten en cuenta que estos encuentros deben apuntar a la productividad y procurar cuidar el tiempo tanto de tu cliente como la tuya.
