5 Consejos para sacarle provecho a la reunión con mi cliente

febrero 2020

Reunirse con clientes suele ser un causante de estrés para la mayoría de las personas y no tiene por qué serlo. Los clientes son una parte fundamental del proceso, y mantener una comunicación abierta hará mucho más agradable este encuentro.

Las reuniones con clientes no tienen que realizarse en una locación física per sé, cada vez es más frecuente que la videollamada sea el canal de comunicación por el cual tú y tu cliente discuten de ciertos temas. 

Te mostraremos algunos consejos que serán de gran ayuda, estés en la misma ciudad que tu cliente o realicen la reunión vía videoconferencia. 

  • Define los objetivos de la reunión

Si no tiene un motivo suficiente para convocar la reunión , ninguna planificación le compensará. Barbara J. Streibel en su  libro “Gestionar reuniones ¡Es fácil!” recomienda tener claros los objetivos de la reunión antes de llevar ésta a cabo, y así no sentir que “se pierde el tiempo”.

Esto hará que la comunicación entre el cliente y tú sea más fluida. ¿Qué resultados se busca? y, ¿Cuál es el mejor método para conseguirlo? Estas son algunas preguntas que se pueden hacer para que los objetivos sean más fáciles de distinguir. 

  • Preparación

Hasta para la más casual de las reuniones es necesario planificarse. Mantener una lista de puntos a tocar facilitará el flujo de comunicación. Además, servirá de guía para no dejar escapar ningún tema y aprovechar el tiempo de ambos al máximo. 

“Prepararse con tiempo es la clave. No improvises, mucho menos cuando se trata de temas técnicos” recomendó Luigina Campos, miembro de la Asociación Internacional de Consultores de Imagen. Lleva material de apoyo si es necesario como: presentaciones, informes, comentarios, etc. 

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  • Escucha las necesidades de tu cliente. 

Al proponer tu producto o servicio a tu cliente, es necesario escuchar con anterioridad sus necesidades e inquietudes, hazlo sentir lo suficientemente cómodo para que logre expresar sus dudas.

Escuchar las necesidades, gustos y preferencias de tu cliente hará más estrecha la relación, ya que te permitirá brindarle una atención personalizada y le demuestra que es importante para tu empresa el trato que le das como cliente.

Por otro lado, usa esta oportunidad para hablar sobre tu producto o servicio y como este lo podrá ayudar con sus problemas. Para Daniel Ronceros, consultor empresarial, es una gran idea darle seguridad a tu cliente demostrando con casos de éxito como tu producto o servicio benefició a otros clientes en el pasado. 

 

  • Ten un espacio para preguntas 

En el momento de la preparación, debes anticipar algunas preguntas que es probable que tu cliente pueda llegar a hacerte, y estar “armado” con las respuestas apropiadas. Es importante que demuestres maestría en el tema y que puede tener plena confianza en lo que tu tienes para ofrecerle. 

Además, es buena idea que tu hagas preguntas en caso de tenerlas, para que puedas tener todas las herramientas para llevar a cabo el proyecto de la manera más eficiente. 

  •  Conclusiones 

Por último, la reunión no se puede dar por terminada sin haber llegado a un acuerdo, y en caso de ser positiva, debe haber un compromiso oficial por ambas partes que desemboque en una propuesta. 

No está de más enviar un e-mail finalizada la reunión a modo de síntesis, así podrán consultar las conclusiones y acciones que deben llevar a cabo y quedará como constancia de manera escrita. 

No debe existir nerviosismo para ninguna de las partes, ya que ambos desean algo en común: llegar a un acuerdo que los beneficie a ambos. Ten en cuenta que estos encuentros deben apuntar a la productividad y procurar cuidar el tiempo tanto de tu cliente como la tuya.

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